Cómo hacer un presupuesto de forma correcta

Hoy le llega el turno a mi melli, Javier Santos, con un post genial y muy instructivo sobre Cómo hacer un presupuesto. Disfrutemos de su sabiduría y conocimientos.

¡VAMOS PA´LLA!

Cuando iniciamos un negocio hay multitud de aspectos a los que prestar atención. Uno de ellos es la elaboración de documentos o plantillas que utilizaremos de manera recurrente en nuestro día a día. Esto es una buena estrategia ya que nos ahorrará tiempo y nos hará ser más productivos. Hoy quiero hablarte de uno de los documentos más importantes que manejarás en tu negocio. Los presupuestos. Y en concreto me gustaría contarte cómo hacer un presupuesto de forma correcta.

¿Qué aspecto debe tener tu presupuesto?

El presupuesto, como documento propio de tu empresa que es, debería seguir la imagen de marca de tu empresa.

¿De que sirve tener un logo diseñado por el mejor diseñador o una web que transmite exactamente todo lo que tu quieres que tu público perciba de ti si luego desaprovechas la oportunidad de continuar esta comunicación en tus documentos?

No dejes pasar la oportunidad de transmitir imagen de marca con tus presupuestos, al fin y al cabo será uno de los documentos que más realices. Y aunque no sean aceptados, no dejes pasar la oportunidad de crear un buen impacto en alguien que está directamente interesado en lo que vendes (si no, no habría pedido el presupuesto). Si esta vez la venta no se cierra puede que haya más oportunidades en el futuro.

¿Qué debe incluir el presupuesto?

Todos estamos acostumbrados a ver presupuestos redactados de una manera más o menos sencilla y rápida. Pero ojo, que esto luego te puede traer algunos problemas.

En un presupuesto bien hecho se debería incluir todo, y cuando digo todo, me refiero a todo. Lo que se incluye en el precio, pero también lo que no se incluye.

Es muy importante que establezcas los límites ya desde el presupuesto porque si no, luego pueden venir los malentendidos y el cliente puede reclamarte cosas que tú dabas por hecho que no están incluidas en el precio pero que él pensaba que si.

Por eso lo mejor es dejarlo todo claro desde el principio.

Esto hará que tus presupuestos sean bastante extensos, pero hazme caso, si no lo haces llegará el día en el que te arrepientas.

Entonces, para recapitular, ¿qué debe incluir un presupuesto bien hecho?:

• Imagen de marca y datos de tu empresa. Como ya he dicho, no desaproveches la oportunidad de difundir tu imagen de marca y ser coherente con ella también en los presupuestos. Es importante que el cliente pueda poder contactar contigo fácilmente si el presupuesto le cuadra. ¿Qué mejor que poner ahí mismo tus datos de contacto?
• Los datos del cliente. Que se vea que es un presupuesto personalizado y no una plantilla que le envías igual a todos y cada uno de los que te preguntan. Además del nombre y datos de contacto, puedes incluir su logo y por supuesto, el desglose personalizado de aquello que le quieres vender. Si personalizas estos detalles el cliente verá que te has preocupado por él, que has investigado lo que necesita y que te has preocupado por reflejarlo todo. Demostrarás que eres detallista y pones interés en lo que haces y será un factor más que tu cliente podrá tener en cuenta a la hora de tomar una decisión.
• Los productos o servicios que pretendes vender. En el caso de los productos está bastante claro que deben incluirse todos. Pero para los servicios es también muy interesante desglosar las fases que puede implicar o las diferentes tareas que se van a hacer. De esta forma, si el cliente lo encuentra demasiado caro podrás decirle que elimine él mismo alguna de las fases o tareas del proyecto, de esta manera reducirá el precio final y será él el que decida a qué quiere renunciar, mientras que a ti te da una nueva oportunidad de cerrar el cliente a pesar de que inicialmente el precio no le cuadraba.
• Las condiciones de contratación. Esto es básicamente a lo que me refería anteriormente con incluirlo todo. Debes reflejar todas las condiciones que afecten al producto o servicio que quieres vender. Esto hará que tu cliente tenga muy claro lo que incluye y lo que no. Pero además te dará un respaldo a ti si después el cliente reclama algo que no estaba presupuestado, podrás ampararte en que eso no estaba recogido en las condiciones del presupuesto y por lo tanto se tendrá que presupuestar aparte.
• La fecha de validez. Ojo con esto que es un detalle al que mucha gente no presta atención. Además de la fecha en la que se realiza el presupuesto es muy recomendable que el mismo tenga también un período de vigencia ya que si no, el cliente puede guardarlo en algún cajón y sacarlo muchos meses después. En ese momento a lo mejor tus tarifas han subido y si no pusiste fecha límite a tu presupuesto te puedes ver trabajando a unos precios que quizás ya no te compensan.
• Condiciones de pago. Es muy importante reflejar como deben realizarse los pagos para que se lleve a cabo el trabajo. Yo te recomiendo que siempre cobres al menos una parte por adelantado. No sería la primera ni la última vez que un profesional ha invertido tiempo y recursos en realizar un trabajo y luego el cliente no le ha pagado. Por eso te recomiendo que al menos una parte se cobre por adelantado o en diferentes fases según el tipo de trabajo a realizar.

Hay muchos más detalles que dependiendo de tu negocio pueden ser fundamentales, pero estos son básicamente los datos que no deberían faltar en ningún presupuesto te dediques a lo que te dediques.

¿Cómo y cuándo entregar el presupuesto?

El método de entrega de tu presupuesto dependerá mucho de tu sector, de tu cliente o del medio a través del cual te haya contactado. Hoy en día uno de los medios más habituales es el envío a través del correo electrónico, aunque siempre existe el riesgo de que el cliente no llegue a recibirlo por algún error, o porque el correo acabe en la bandeja de no deseados. Por eso creo que es importante hacer un seguimiento a los presupuestos.

No es cuestión de ser pesados pero no creo que esté de más que si después de un tiempo prudencial no has tenido respuesta le vuelvas a escribir al cliente para preguntarle si lo recibió correctamente o si tiene alguna pregunta que hacerte al respecto. Si el correo inicial no le llegó te lo dirá, y si estaba en duda acerca de algún aspecto de tu presupuesto seguramente también aprovechará la oportunidad para consultártelo. Una vez más estás demostrando interés y que te preocupas por el cliente. Este tipo de detalles pueden ser decisivos.

En cuanto al tiempo ideal para enviar tu presupuesto pues es difícil establecer un criterio general. Yo solo te diré que se lo envíes lo antes posible una vez hayas acordado hacerlo, pero que te tomes tu tiempo en hacerlo de la mejor manera posible.

Da muy mala imagen cuando aceptas un presupuesto de algo que quieres comprar y en el último momento te dicen que tal o cual cosa no está incluida. Por eso de nuevo quiero hacer hincapié en que debes reflejar todas las condiciones en tu presupuesto, nada de sorpresas de última hora. Y esto es aplicable a ambas partes.

Conclusión

La conclusión es bastante sencilla. Cúrrate tus presupuestos de manera que transmitan una buena imagen de ti, tanto a nivel visual como en cuanto a la profesionalidad. Detalles como la preparación y la personalización se pueden tener más en cuenta de lo que te imaginas y pueden hacer que el cliente se decida por un proveedor u otro. A ti, por trabajo e interés, que no te gane nadie.

¿Qué opinas de los puntos que he indicado como fundamentales a la hora de hacer un presupuesto? ¿Estás de acuerdo? ¿Crees que me he dejado sin nombrar algún aspecto fundamental?. Déjamelo en los comentarios y estaré encantado de debatir contigo al respecto. Si te ha gustado ya sabes que me ayudas mucho si compartes este post en tus redes sociales, además así también ayudas a tus contacto a que realicen presupuestos de manera más optimizada y completa.

Pues hasta aquí este genial artículo. Si quieres saber más de Javier y de su negocio lo tendrás a tu entera disposición en su web Administración Virtual. 

Nos leemos Imparable.